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Betriebsmittel (Items) verwalten

Das Item (Betriebsmittel) ist das zentrale Objekt in Lizard. Es ist der digitale Zwilling deines physischen Arbeitsmittels – egal ob Leiter, Bohrmaschine oder Brandschutztür.

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Der Digitale Zwilling

Jedes Betriebsmittel in Lizard repräsentiert ein physisches Objekt und bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort:

Stammdaten

Name, Nummer, Hersteller

Status

Betriebsbereit, Defekt, Prüfung überfällig

Dokumente

Anleitungen, Zertifikate

Historie

Alle vergangenen Prüfungen

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Kategorien & Individuelle Eigenschaften

Lizard passt sich deinen Betriebsmitteln an, nicht umgekehrt. Kategorien bilden das Rückgrat deiner Inventarisierung – sie fungieren als intelligente Blaupause und laden automatisch ein vordefiniertes Set an Attributen. So stellst du sicher, dass für jede Asset-Klasse die korrekten, technischen Daten erfasst werden.

Feuerlöscher

Erfordert: Löschmittel, Füllmenge, Gewicht, Baujahr

Fahrzeug

Erfordert: Kennzeichen, Erstzulassung, Kraftstoffart, Kilometerstand

Computer / IT

Erfordert: Prozessor, RAM, IP-Adresse, Kaufdatum

Aufzug

Erfordert: Traglast, Baujahr, Hersteller, Notruf-Check
Diese Struktur garantiert, dass deine Daten immer vollständig und vergleichbar bleiben – egal ob du 5 oder 5000 Assets verwaltest. Mehr dazu erfährst du im Kapitel Kategorien. Über Einstellungen -> Kategorien definierst du, welche Daten du erfassen möchtest.

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Eigene Attribute anlegen

Für jede Kategorie (z.B. “Gabelstapler”, “Feuerlöscher”) kannst du individuelle Felder definieren:
1

Text

Für Seriennummern, Hersteller oder interne Bezeichnungen.
2

Wert (Zahl)

Für technische Daten wie Gewicht, Länge oder Baujahr. Du kannst auch eine Einheit (z.B. kg, cm, kW) hinterlegen.
3

Datum

Für Baujahr, Anschaffungsdatum oder Garantieablauf.
4

URL / Link

Verlinke auf externe Handbücher oder Herstellerseiten.
5

Auswahl (Dropdown)

Gib feste Optionen vor (z.B. Antriebsart: Elektro, Diesel, Gas), um Tippfehler zu vermeiden.

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Optionen für Attribute

Öffentlich

Diese Daten sind auch für Personen sichtbar, die den öffentlichen QR-Code scannen (z.B. “Rettungsweg-Plan”).

Pflichtfeld

Muss beim Anlegen ausgefüllt werden.

Durchsuchbar

Finde das Gerät später über diesen Wert in der Suche.

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Standorte verwalten

Ordnung ist das halbe Leben. Unter Einstellungen -> Standorte legst du deine Struktur fest.

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Standorte verschachteln

Ein Standort ist mehr als nur eine Adresse. Er hilft dir bei der Zuweisung von Rechten und der Übersicht.
  • Lege Niederlassungen, Werke oder sogar Fahrzeuge (z.B. “Service-Wagen 01”) als Standort an.
  • Wenn du ein Betriebsmittel anlegst, weist du es einem Standort zu. Das erleichtert später Inventuren und Prüfrundgänge (z.B. “Alle fälligen Geräte in Halle 3 anzeigen”).
  • Standorte lassen sich ineinander verschachteln (Niederlassung → Halle → Regalreihe). Wählst du im Dashboard oder Filter eine übergeordnete Ebene, werden alle Unterstandorte mitgezählt. Details unter Standorte → Standort-Hierarchie.

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Betriebsmittel anlegen

Du hast zwei Wege, Betriebsmittel anzulegen:

Mass-Import

Über die LISS-Engine (Excel/PDF).

Manuell

Über den Button “Erstellen” in der Übersicht.

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Wichtige Datenfelder

Beim Anlegen eines Items sind folgende Felder besonders wichtig:

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Dynamische Attribute

Je nach gewählter Prüfkategorie passt sich die Eingabemaske an. Beispiel:
  • Eine Leiter fragt nach “Sprossenanzahl” und “Leiterlänge”.
  • Ein Feuerlöscher fragt nach “Löschmitteleinheiten” und “Baujahr”.
Diese Attribute werden automatisch angezeigt, sobald du die Kategorie wählst.

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Detailansicht eines Betriebsmittels

Wenn du ein einzelnes Betriebsmittel öffnest, siehst du alle relevanten Informationen auf einen Blick.

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Kopfbereich

Im oberen Bereich findest du die Stammdaten:

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Reiter (Tabs)

Die Detailansicht ist in mehrere Reiter unterteilt:

Prüfergebnisse

Alle durchgeführten Prüfungen mit Historie.

Prüfaufträge

Zugewiesene und vergangene Aufträge.

Dokumente

Einzelne Dateien, die nur diesem Betriebsmittel zugeordnet sind.

Dokumentenordner

Ordner, die mehreren Betriebsmitteln zugeordnet sein können. Mehr erfahren

DynTags

Verknüpfte QR-Codes oder NFC-Tags.

Leistungen

Erfasste Dienstleistungen aus Prüfungen.

Kind-Betriebsmittel

Untergeordnete Geräte (bei hierarchischer Struktur).

Skizzen

Wiederverwendbare Zeichnungen des Geräts als Basis für die Mängel-Erfassung. Mehr erfahren

Grundriss

Der Standort-Grundriss mit klickbaren Pins zum Navigieren. Mehr erfahren

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Eltern-Kind-Hierarchie

Betriebsmittel können in einer Hierarchie organisiert werden. Ein Gerät kann einem anderen untergeordnet werden.

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Wann ist das sinnvoll?

Verbandskasten im LKW

Der LKW ist das Eltern-Betriebsmittel, der Verbandskasten das Kind-Betriebsmittel.

Werkzeug in Werkzeugkoffer

Der Koffer enthält mehrere einzeln zu prüfende Werkzeuge (z.B. Schraubendreher).

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So erstellst du eine Hierarchie

  1. Öffne das Kind-Betriebsmittel zur Bearbeitung.
  2. Wähle im Feld “Eltern Betriebsmittel” das übergeordnete Gerät aus.
  3. Speichere.
Das Kind-Betriebsmittel erscheint nun im Reiter “Kind-Betriebsmittel” des Eltern-Geräts.

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Status-LED über zugeordnete Betriebsmittel hinweg

Hat ein Eltern-Betriebsmittel mindestens ein zugeordnetes Kind-Betriebsmittel, erscheint im Bearbeiten-Formular zusätzlich der Schalter „Prüffristen der zugeordneten Betriebsmittel einbeziehen”.
Standardmäßig deaktiviert. Ohne den Schalter richtet sich die Status-LED der angeschlossenen Lizard Hardware — Lizard Pro oder Lizard Show — ausschließlich nach den eigenen Prüfterminen des Eltern-Geräts. Aktivierst du ihn, reagiert die LED zusätzlich auf die Prüftermine der zugeordneten Kind-Betriebsmittel: Läuft dort eine Prüfung ab, springt die Ampel auch dann auf Rot, wenn das Eltern-Gerät selbst gerade grün wäre.
Eine Ebene, ohne Archiv. Einbezogen wird genau die direkt zugeordnete Ebene — die Kind-Betriebsmittel eines Kind-Betriebsmittels zählen nicht mit. Archivierte Kind-Betriebsmittel bleiben außen vor. Die übrigen Angaben des Geräts, etwa der angezeigte nächste Prüftermin, ändern sich durch den Schalter nicht.
Typischer Fall: ein Werkzeugkoffer oder Toolcontainer mit mehreren einzeln geprüften Werkzeugen. Ohne den Schalter zeigt die Box am Koffer nur dessen eigenen Zustand — mit Schalter auch den des ungünstigsten enthaltenen Werkzeugs.

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Öffentliche Ansicht & DynTags

Jedes Betriebsmittel hat eine öffentliche URL, die ohne Anmeldung erreichbar ist. Diese wird über DynTags (QR-Code oder NFC) aufgerufen.

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Was ist ein DynTag?

Ein DynTag ist ein QR-Code oder NFC-Tag, der am physischen Gerät angebracht wird. Wird er gescannt, öffnet sich automatisch die öffentliche Ansicht im Browser.
DynTag steht für Dynamic Tag – die Weiterleitung ist dynamisch und zeigt immer die aktuellen Daten zum Zeitpunkt des Scans.

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Workflow für Prüfer

Der Scan-Workflow ist für schnelles Arbeiten optimiert:
1

QR-Code / NFC scannen

Der Prüfer scannt den DynTag am Gerät mit seinem Smartphone oder Tablet.
2

Öffentliche Ansicht öffnet sich

Der Browser zeigt die Geräte-Informationen und verfügbare Prüfvorlagen.
3

Prüfung starten

Fall A: Das Betriebsmittel ist bereits einem Prüfauftrag zugeordnet → Die Prüfung startet direkt mit der zugewiesenen Vorlage.Fall B: Das Betriebsmittel ist keinem Auftrag zugeordnet → Der Prüfer wählt einen offenen Prüfauftrag aus dem Dropdown. Das Gerät wird automatisch hinzugefügt.
4

App öffnet sich

Nach der Auswahl wechselt der Browser in die Lizard Connect App zur eigentlichen Prüfung.
Effizienz-Tipp: Prüfer müssen nicht die App öffnen, das Gerät suchen und dann starten. Stattdessen: Gerät nehmen → Scannen → Prüfen.

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Listenansicht & Tabelle

In der Übersicht findest du alle deine Betriebsmittel. Du kannst die Ansicht flexibel anpassen.

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Tabellen-Funktionen

Die Tabellen in Lizard Pro bieten umfangreiche Möglichkeiten, um Datenansichten zu personalisieren und effizient zu arbeiten.
Über das Filter-Symbol (Trichter) oben rechts an der Tabelle können Sie die angezeigten Datensätze eingrenzen.
  1. Klicken Sie auf das Filter-Symbol.
  2. Ein Menü mit den verfügbaren Filtermöglichkeiten öffnet sich.
  3. Wählen Sie die gewünschten Kriterien aus (z.B. Datumsbereich, Status, Mitarbeiter).
  4. Die Tabelle aktualisiert sich automatisch.
Ein aktiver Filter wird durch eine Zahl am Symbol angezeigt.
Sie können steuern, welche Informationen in der Tabelle sichtbar sein sollen.
  1. Klicken Sie auf das Spalten-Symbol (Augen-Symbol oder Spalten-Icon) oben rechts.
  2. Eine Liste aller verfügbaren Spalten erscheint.
  3. Setzen Sie Haken bei den Spalten, die Sie sehen möchten.
  4. Entfernen Sie Haken bei Spalten, die ausgeblendet werden sollen.
Diese Einstellung wird für Ihre Sitzung gespeichert.
Wenn Sie eine bestimmte Kombination aus Filtern und Spalten regelmäßig benötigen, können Sie diese als Ansicht speichern.
  1. Konfigurieren Sie die Tabelle (Filter und Spalten) wie gewünscht.
  2. Klicken Sie oben auf den Reiter “Gespeicherte Ansichten” (oft neben dem Titel).
  3. Wählen Sie “Aktuelle Ansicht speichern”.
  4. Vergeben Sie einen Namen (z.B. “Meine offenen Aufträge”).
Sie können später jederzeit mit einem Klick zwischen Ihren gespeicherten Ansichten wechseln.
Die meisten Spalten lassen sich sortieren.
  • Klicken Sie auf den Namen der Spalte, um die Sortierreihenfolge zu ändern (Aufsteigend / Absteigend).
  • Ein kleiner Pfeil neben dem Spaltennamen zeigt die aktuelle Sortierung an.

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Verfügbare Aktionen

Über das Aktionsmenü (sowohl in der Liste als auch in der Einzelansicht verfügbar) stehen dir diverse Funktionen bereit.

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Bezeichnung aus Attributen neu generieren

Die Bezeichnung eines Betriebsmittels kann aus den hinterlegten Attributen neu generiert werden. Diese Funktion steht dir an drei Stellen zur Verfügung:
  • Drei-Punkte-Menü in der Detailansicht eines Betriebsmittels
  • Massenverarbeitung über die Checkboxen in der Listenansicht (für mehrere Betriebsmittel gleichzeitig)
  • Button neben dem Namensfeld im Bearbeitungsformular
Vor der Ausführung erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Die bisherige Bezeichnung wird unwiderruflich überschrieben.

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WICHTIG: Kategorie ändern vs. Editieren

Es gibt einen entscheidenden Unterschied, wo du die Kategorie eines Betriebsmittels änderst:
Achtung bei Änderung im “Bearbeiten”-Dialog (Stift-Icon): Wenn du beim normalen Bearbeiten eines Items die Kategorie wechselst, wird das Formular komplett zurückgesetzt. Alle bisherigen Attribut-Werte (seriennummer, Baujahr etc.) gehen verloren, da das System ein neues “leeres” Attribut-Set lädt.
Die sichere Methode: Aktion “Kategorie ändern” Nutze stattdessen die Aktion “Kategorie ändern” über das Menü (oben rechts in der Einzelansicht oder über die Liste).
  • Vorteil: Diese Funktion ist intelligent. Sie prüft, ob die Ziel-Kategorie ähnliche Felder hat (z.B. haben beide Kategorien ein Feld “Seriennummer”) und übernimmt die bestehenden Werte automatisch.

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Betriebsmittel löschen (Massenaktion)

Über die Mehrfachauswahl in der Liste kannst du archivierte Betriebsmittel endgültig löschen. Aktive Items werden in dieser Aktion automatisch übersprungen — sie müssen erst archiviert werden.
Das Löschen ist unwiderruflich. Anders als beim Archivieren wird der Datensatz mit allen Verknüpfungen entfernt — eine Wiederherstellung ist nicht möglich. Nutze zuerst Archivieren, wenn du das Item nur ausblenden willst.
1

Betriebsmittel auswählen

Wähle in der Liste die zu löschenden Items über die Checkboxen. Du kannst archivierte und aktive Items mischen — aktive werden im nächsten Schritt automatisch ausgesondert.
2

Aktion öffnen

Klicke oben in der Liste auf Mehrfachaktionen → Betriebsmittel Aktionen → Betriebsmittel löschen.
3

Übersicht prüfen

Das Modal zeigt eine Statistik: Gesamtanzahl, archivierte Items (werden gelöscht) und aktive Items (werden übersprungen). Steht hier 0 archivierte Betriebsmittel, brich ab und archiviere zuerst.
4

Anzahl zur Bestätigung tippen

Gib die genaue Zahl der zu löschenden archivierten Items ein. Erst danach wird der Button „Endgültig löschen” aktiv.
5

Ausführen

Lizard löscht alle archivierten Items aus der Auswahl, überspringt aktive und meldet das Ergebnis als Notification.

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Was beim Löschen passiert

Das Löschen entfernt nicht nur den Eintrag, sondern räumt auch alle abhängigen Daten sauber auf:

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Voraussetzungen

  • Du benötigst die Berechtigung Betriebsmittel löschen. Ohne diese Berechtigung wird die Aktion in der Mehrfachauswahl nicht angezeigt.
  • Items aus fremden Mandanten (z.B. über Zusammenarbeit freigegebene Betriebsmittel) werden zusätzlich pro Datensatz geprüft und übersprungen.

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Dokumentenordner massenhaft verknüpfen

Über die Mehrfachaktion „Betriebsmittel bearbeiten” kannst du einen oder mehrere Dokumentenordner gleichzeitig an mehrere Items hängen.
1

Items auswählen

Markiere in der Liste die Betriebsmittel, denen du Ordner zuordnen möchtest.
2

Aktion öffnen

Klicke oben auf Mehrfachaktionen → Betriebsmittel Aktionen → Betriebsmittel bearbeiten.
3

Ordner auswählen

Im Feld „Dokumentenordner verknüpfen” wählst du einen oder mehrere Ordner aus dem durchsuchbaren Mehrfach-Dropdown. Lass das Feld leer, wenn du nur andere Felder (Status, Standort, Verantwortlicher) ändern möchtest.
4

Speichern

Lizard hängt die ausgewählten Ordner an alle markierten Items. Bereits bestehende Verknüpfungen bleiben erhalten — es wird nur ergänzt, nichts entfernt.
Mandanten-Konsistenz. „Betriebsmittel bearbeiten” lässt sich auch auf Kunden-Betriebsmittel aus einer bestätigten Zusammenarbeit anwenden. Lizard ändert ein Gerät aber nur, wenn alle gewählten Werte (Standort, Verantwortlicher, Ordner) zum selben Unternehmen wie das Gerät gehören. Versehentlich mitmarkierte Geräte aus nicht zugänglichen Mandanten oder uneinheitliche Kombinationen werden automatisch übersprungen — so kann kein fremder Standort oder Verantwortlicher zugewiesen werden.
Du kannst Status, Standort, Verantwortlicher und Dokumentenordner in einem einzigen Durchgang setzen. Felder, die du leer lässt, werden nicht verändert.
Möchtest du eine Verknüpfung entfernen statt hinzufügen, öffne den Dokumentenordner über Lizard → Dokumentenordner und nutze dort den Reiter „Betriebsmittel”. Details siehe Dokumentenordner › Mehrere Betriebsmittel gleichzeitig verknüpfen.

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Import & Export

Um Daten effizient zu verwalten oder in andere Systeme zu übertragen, bietet Lizard integrierte Import- und Export-Funktionen.
Sie können die aktuelle Ansicht der Tabelle exportieren.
  1. Klicken Sie oben rechts auf den Export-Button (oft “Exportieren” oder ein Pfeil-Symbol).
  2. Wählen Sie das gewünschte Format (meist Excel oder CSV).
  3. Entscheiden Sie, ob Sie alle Datensätze oder nur die aktuell gefilterten exportieren möchten.
  4. Der Download startet automatisch (bei großen Datenmengen erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Datei bereit ist).
Nutzen Sie Filter, um vor dem Export genau die Daten auszuwählen, die Sie benötigen (z.B. “Alle Prüfungen von 2024”).
Sie können Daten als Excel- oder CSV-Datei importieren, um Massenänderungen vorzunehmen oder neue Datensätze anzulegen.
  1. Klicken Sie oben rechts auf den Import-Button.
  2. Laden Sie Ihre Datei hoch.
  3. Das System prüft die Datei und zeigt eine Vorschau der Spaltenzuordnung (Mapping).
  4. Bestätigen Sie den Import.
Tipp: Um die korrekte Struktur für den Import zu erhalten, exportieren Sie am besten zuerst eine leere oder bestehende Liste. Diese Datei können Sie dann als Vorlage verwenden, füllen und wieder importieren.