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Lizenzen

Hier verwaltest du das “Rückgrat” deiner Lizard Instanz: deine Lizenzen für Betriebsmittel und Mitarbeiter.

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Lizenzmodell & Preise

Lizard unterscheidet strikt zwischen Betriebsmittel-Lizenzen (Software-Abo) und Mitarbeiter-Lizenzen (User Seats).

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1. Software-Abo (Betriebsmittel)

Das Software-Abo definiert den Funktionsumfang und die maximale Anzahl an eigenen, aktiven Betriebsmitteln.
  • Laufzeit: 12 Monate.
  • Upgrades: Jederzeit möglich (sofort wirksam).
  • Downgrades: Zum Ende der Laufzeit möglich.
    • Hinweis: Wenn du beim Downgrade mehr aktive Betriebsmittel hast als erlaubt, werden überzählige Items automatisch archiviert.
  • Zählung: Es zählen nur eigene, aktive Betriebsmittel.
    • Archivierte Items: Zählen nicht.
    • Geteilte Betriebsmittel (aus Kooperationen): Zählen nicht.

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Die Pakete im Überblick

Die API und Import-Funktionen sind ab “Scale” bzw. “Boost” vollumfänglich enthalten.

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2. Mitarbeiter-Lizenzen (User Seats)

Für jeden Mitarbeiter, der aktiv mit Lizard arbeitet, benötigst du eine Lizenz.
  • Flexibilität: Monatlich kündbar.
  • Floating Licenses: Lizenzen sind nicht namentlich gebunden. Sie können jederzeit von einem ausgeschiedenen Mitarbeiter auf einen neuen übertragen werden.
  • Voraussetzung: Jede Instanz benötigt mindestens eine “Büro”-Lizenz für den Administrator.

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Welches Modell für wen?

Die Kostenstruktur hängt stark von deiner Rolle im Netzwerk ab:
Du prüfst fremdes Eigentum und besitzt kaum eigene Betriebsmittel.
  • Software-Abo: Das kostenlose “Essential”-Paket reicht völlig aus, um sich zu registrieren und die Organisation anzulegen.
  • Kostenfaktor: Du investierst primär in Mitarbeiter-Lizenzen (“Service” für Techniker, “Büro” für die Disposition), um dein Team auszustatten.
Du besitzt die Betriebsmittel und möchtest diese verwalten.
  • Software-Abo: Du benötigst ein kostenpflichtiges Paket (z.B. “Scale”), das deine Anzahl an Betriebsmitteln abdeckt.
  • Kostenfaktor: In der Regel benötigst du keine zusätzlichen Service-Lizenzen, da du externe Dienstleister beauftragst.
    • Ausnahme: Wenn du interne Mitarbeiter hast, die selbst Prüfungen durchführen, benötigen diese entsprechende Service-Lizenzen.
    • Hinweis: Für die allgemeine Verwaltung (Admin) wird immer eine Büro-Lizenz benötigt.

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Lizenzstatus

Jede Lizenz hat einen klar definierten Status:

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Upgrade & Downgrade

  • Upgrade: Beim Wechsel auf ein höheres Paket wird die neue Lizenz sofort aktiv.
  • Downgrade: Beim Wechsel auf ein niedrigeres Paket wird die neue Lizenz als „Gebucht” vorgemerkt und tritt automatisch in Kraft, sobald die aktuelle Laufzeit endet.
Wenn du beim Downgrade mehr aktive Betriebsmittel hast als das neue Paket erlaubt, können überzählige Items automatisch archiviert werden.

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Betriebsmittel-Kontingent

Das System prüft bei jeder Neuanlage und Wiederherstellung aus dem Archiv, ob das Kontingent deiner aktuellen Lizenz ausreicht.
  • Wird das Limit erreicht, erhältst du eine Hinweismeldung mit einem Link zur Lizenzverwaltung.
  • Legst du im Prüfauftrag ein Betriebsmittel für einen Kunden an, zählt das Kontingent des Kunden. Die Meldung nennt dann den Kunden, siehe Lizenz-Kontingent im Prüfauftrag.
  • Archivierte und geteilte Betriebsmittel zählen nicht zum Kontingent.

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Softwarevertrag kündigen

Unter Lizenzen → Software findest du bei einem laufenden Vertrag die Schaltfläche „Softwarevertrag kündigen” mit zwei Optionen. Nutzt du das kostenlose Essential-Paket, gilt für dich stattdessen der Abschnitt Essential-Vertrag kündigen weiter unten. Der Dialog nennt dir den letzten Nutzungstag („läuft noch bis einschließlich …”) und sagt an, was mit einem bereits vorgemerkten Paketwechsel passiert. Nach dem Absenden bekommst du die Kündigung zusätzlich per E-Mail bestätigt.
Bis zum Vertragsende bleibt alles wie gewohnt. Dein Zugang und dein voller Funktionsumfang laufen unverändert weiter — erst mit dem Wirksamwerden der Kündigung greifen die Einschränkungen unten.

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Welcher Termin gilt

Dein Softwarevertrag läuft ein Jahr und verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres. Kündigen kannst du ihn mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit. Ist diese Frist für die laufende Laufzeit bereits verstrichen, sagt dir der Dialog das ausdrücklich: Deine Kündigung wird dann erst zum Ende des folgenden Vertragsjahres wirksam. Du siehst also vor dem Absenden, welches Datum tatsächlich gilt — geraten werden muss nichts.

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Essential-Vertrag kündigen

Essential ist kein Jahresvertrag, sondern läuft unbefristet. Dafür gibt es eine eigene, kürzere Strecke:
  • Die Schaltfläche heißt „Essential-Vertrag kündigen”.
  • Der Dialog hat keine Optionswahl. Essential kann auf kein anderes Paket wechseln, deshalb entspricht die Kündigung immer der Variante ohne Anschlussvertrag: Zugang gesperrt, Betriebsmittel archiviert.
  • Die Frist beträgt zwei Wochen zum Ende eines Kalendermonats. Reicht sie noch in den laufenden Monat, endet dein Vertrag mit dessen Ablauf, sonst mit Ablauf des Folgemonats.
Auch hier steht der letzte Nutzungstag im Dialog, bevor du absendest — und auch eine Essential-Kündigung lässt sich bis zu ihrem Wirksamwerden zurücknehmen.

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Kündigung zurücknehmen

Solange die Kündigung noch nicht wirksam geworden ist, steht an derselben Stelle die Schaltfläche „Kündigung zurücknehmen”. Nach einer Rückfrage läuft dein Softwarevertrag unverändert weiter und verlängert sich wie gewohnt automatisch. Ist das Vertragsende erreicht, verschwindet die Schaltfläche — dann lässt sich die Kündigung nicht mehr zurücknehmen.

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Was passiert zum Vertragsende

  • Zugangssperre. Du landest beim nächsten Login auf einer eigenen Sperrseite statt in deiner Instanz. Ein Logout ist von dort weiterhin möglich; hast du Zugang zu mehreren Firmen, kannst du auf der Sperrseite direkt zu einer anderen wechseln.
  • Betriebsmittel werden archiviert, Mitarbeiterlizenzen enden — so läuft nichts unbemerkt weiter, worauf du keinen Zugriff mehr hast.
  • Kundenfirmen unter deiner Master-Lizenz (siehe Master- & Kind-Lizenzen) verlieren mit deinem Vertrag ebenfalls den Zugang. Die Sperrseite weist sie darauf hin, dass sie ihre Daten mit einem eigenen Vertrag weiternutzen können.
Kind-Lizenzen kündigen sich nicht selbst. Bei einer Firma, die unter einer Master-Lizenz läuft, erscheint die Schaltfläche gar nicht erst — ihr Vertrag hängt am Vertrag des Betreibers.
Kündigung und Paketwechsel schließen sich aus. Solange eine Kündigung vorliegt, lässt sich das Paket nicht wechseln — nimm die Kündigung dafür zuerst zurück. Umgekehrt entfällt ein bereits vorgemerkter Paketwechsel, wenn du kündigst.
Kündigen kann nur, wer die Berechtigung Lizenzen verwalten hat — standardmäßig nur die Rolle Administrator. Details zu Berechtigungen unter Einstellungen → Rollen.

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Master- & Kind-Lizenzen (Partner-Lizenzen)

Mit der Funktion Partner-Lizenzen kannst du als Betreiber eigene Partner-Unternehmen anlegen und diesen einen Teil deines Betriebsmittel-Kontingents zuweisen. Deine Lizenz wird dabei zur Master-Lizenz, die untergeordnete Kind-Lizenzen verwaltet.
Die Funktion hieß früher „Kunden-Lizenzen”. Wir nennen sie ab Mai 2026 durchgängig Partner-Lizenzen — passend zum bereits existierenden Bereich Partner in deiner Oberfläche. An Datenmodell und Funktionsweise hat sich nichts geändert.

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Voraussetzungen für den Zugang

Damit der Menüpunkt Partnerlizenzverwaltung in der Seitenleiste erscheint und du Partner-Lizenzen anlegen oder bearbeiten kannst, müssen alle drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Fehlt eine, ist der Menüpunkt unsichtbar.
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Berechtigung Partnerlizenzen verwalten

Deine Rolle muss das Recht Partnerlizenzen verwalten unter Service → Verwaltung haben. Standardmäßig ist es nur der Administrator-Rolle zugewiesen. Andere Rollen schaltest du das Recht in Einstellungen → Rollen explizit frei. Es gibt kein granulares „nur lesen” — wer das Recht hat, darf einsehen, anlegen und bearbeiten.
2

Mitarbeiter-Lizenz Büro oder Service

Du brauchst eine aktive Büro- oder Service-Mitarbeiter-Lizenz. Benutzer ohne Mitarbeiter-Lizenz sehen den Menüpunkt nicht.
3

Unternehmens-Lizenz mindestens Boost

Das Feature Partner-Lizenzen ist erst ab dem Software-Paket Boost enthalten. Essential und Elevate enthalten es nicht.

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Wo finde ich die Partnerlizenzverwaltung?

In der Seitenleiste unter Service → Partnerlizenzverwaltung. Die Seite enthält:
  • Den Header-Button „Partnerlizenz erstellen” zum Anlegen neuer Partner-Tenants.
  • Eine Tabelle mit allen bestehenden Partner-Lizenzen — durchsuchbar nach Partner-Name und Master-Lizenz-Name, sortierbar nach allen Spalten, paginiert (10/25/50/100 pro Seite).
  • Einen Filter Status mit den Stellungen Aktiv, Inaktiv und Gekündigt. Voreingestellt ist Aktiv. Deaktivierte Partner siehst du also erst, wenn du den Filter umstellst.
  • Bearbeiten- und Sync-Aktionen pro Zeile, bei aktiven Partnern. Bei deaktivierten Partnern steht dort stattdessen Aktivieren.
  • Über die Mehrfachauswahl die Aktion Deaktivieren.
Auch auf der Seite Partner gibt es bei erfüllten Voraussetzungen einen zweiten Header-Button „Partnerlizenz anlegen” als Shortcut — Klick öffnet direkt die Partnerlizenzverwaltung mit geöffnetem Anlage-Dialog.

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Kontingent-Aufteilung

Deine Master-Lizenz verfügt über ein Gesamtkontingent an Betriebsmitteln (z. B. 5.000 bei „Boost”). Dieses Kontingent teilt sich wie folgt auf:
Formel: Verfügbar = Gesamtkontingent − eigene aktive Items − an Kind-Lizenzen vergeben
Nur aktive Kind-Lizenzen fließen in die Berechnung ein. Gekündigte und deaktivierte Kind-Lizenzen geben ihr Kontingent automatisch an die Master-Lizenz zurück.

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Partnerlizenz erstellen

Über den Header-Button „Partnerlizenz erstellen” in der Partnerlizenzverwaltung legst du einen neuen Partner mit Kind-Lizenz an.
1

Unternehmensdaten eingeben

Trage Name, E-Mail-Adresse und Anschrift des neuen Partner-Unternehmens ein.
2

Rolle auswählen

Wähle die Rolle des Partners: Service Firma (voreingestellt) oder Betreiber.
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Betriebsmittel-Kontingent festlegen

Lege fest, wie viele Betriebsmittel der Partner maximal nutzen darf. Der Wert darf dein verfügbares Kontingent nicht übersteigen.
4

Optionen für Start-Setup wählen

Im Dialog stehen drei Optionen zur Verfügung:
  • Kategorien & Attribute übernehmen (standardmäßig aktiv) – kopiert alle Kategorien und deren Attribute von deinem Unternehmen in das neue Partner-Unternehmen.
  • Rollen übernehmen (standardmäßig leer) – Rollen deines Unternehmens, die es im neuen Partner-Unternehmen mit denselben Berechtigungen geben soll. Details unter Rollen in den Partner-Mandanten übernehmen.
  • Zusammenarbeit erstellen (standardmäßig aktiv) – erstellt automatisch eine beidseitige Partner-Verknüpfung und eine bereits bestätigte Zusammenarbeit zwischen Master- und Kind-Unternehmen, ohne Einladungs-Mail.
5

Weitere Benutzer auswählen (optional)

Im Multi-Select Weitere Benutzer kannst du zusätzliche Kollegen aus deinem Unternehmen auswählen, die ebenfalls Zugriff auf den neuen Partner-Tenant bekommen sollen. Auswählbar sind alle nicht-externen Kollegen mit aktiver Büro- oder Service-Mitarbeiter-Lizenz. Du selbst stehst nicht in der Liste, weil dein Zugang automatisch mit angelegt wird.Pro ausgewähltem Kollegen wird ein externer Admin-Zugang auf dem neuen Partner-Tenant angelegt und eine Login-Link-Mail an dessen E-Mail-Adresse verschickt.
Nach dem Erstellen passiert automatisch:
  • Ein neues Unternehmen wird angelegt.
  • Eine Kind-Lizenz mit den Features deiner Master-Lizenz wird erstellt und sofort aktiviert.
  • Nummernkreise für Betriebsmittel und Prüfaufträge werden eingerichtet.
  • Ein Standard-Standort mit dem Namen „Standard-Standort” wird beim Partner-Tenant angelegt — damit kann sofort losgelegt werden, ohne dass manuell ein Standort angelegt werden muss.
  • Du selbst bekommst einen externen Admin-Zugang auf dem Partner-Tenant.
  • Je gewähltem zusätzlichen Benutzer entsteht ein weiterer externer Admin-Zugang plus Login-Link-Mail.
  • Je nach gewählten Optionen werden Kategorien kopiert, Rollen übernommen und eine Zusammenarbeit angelegt. Die Erfolgsmeldung nennt die übernommenen und die übersprungenen Rollen.
Der neue Partner erscheint anschließend in der Partnerlizenzverwaltung und kann sofort mit dem zugewiesenen Kontingent arbeiten.

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Partnerlizenz bearbeiten

Über das Stift-Symbol in der Tabelle öffnest du den Bearbeiten-Dialog. Er steht nur bei aktiven Partnern zur Verfügung. Der Titel zeigt den Partner-Namen, z. B. „Mustermann GmbH bearbeiten”. Folgende Bereiche stehen zur Verfügung:
  • Max. Elemente — das Kontingent für diesen Partner nachträglich anpassen. Nach oben begrenzt durch dein verfügbares Kontingent, nach unten durch die bereits aktiven Betriebsmittel des Partners.
  • Externe Benutzer — Multi-Select mit allen Kolleginnen und Kollegen deines Unternehmens, die eine aktive Büro- oder Service-Mitarbeiter-Lizenz haben, dazu allen, die schon Zugang auf den Partner-Tenant haben. Vorbelegt mit den aktuell verbundenen Kollegen.
    • Hinzufügen eines Kollegen legt einen neuen externen Admin-Zugang an und schickt eine Login-Mail.
    • Entfernen eines Kollegen entzieht den Zugang. Der zugehörige Benutzer-Datensatz wird soft-gelöscht (markiert, aber nicht physisch entfernt), damit die Audit-Spur über bereits durchgeführte Aktionen erhalten bleibt.
    • Selbst-Schutz: Du kannst dich nicht selbst aus der Liste entfernen. Falls du dich abkoppeln willst, muss ein Kollege mit gleichem Recht das tun.
  • Rollen übernehmen — Rollen deines Unternehmens nachträglich in den Partner-Mandanten kopieren. Das Feld ist beim Öffnen leer und entfernt nichts. Details unter Rollen in den Partner-Mandanten übernehmen.
  • Verlauf — Liste der letzten 50 Aktionen, die neueste zuerst, auf diesem Partner-Tenant zum Thema externe Benutzer, dazu das Deaktivieren und Aktivieren des Partners. Format: „27.05.2026 14:30 — Bastian Strauß hat Max Mustermann zu Partner Mustermann GmbH hinzugefügt”. So siehst du jederzeit, wer wann welchen Zugang aufgeschaltet oder abgeklemmt hat.
Externe Benutzer, die auf dem Partner-Tenant nicht über deine Company verlinkt sind (z. B. Berater des Partners selbst), erscheinen nicht im Multi-Select — damit du sie nicht versehentlich abkoppelst.

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Rollen in den Partner-Mandanten übernehmen

Brauchen die Benutzer deiner Partner eine Rolle, die es bei dir schon gibt, musst du sie nicht in jedem Partner-Mandanten neu zusammenklicken. Das Feld Rollen übernehmen gibt es beim Anlegen und im Bearbeiten-Dialog einer Partner-Lizenz.
  • Zur Auswahl stehen die Rollen deines Unternehmens, die sich bearbeiten lassen. Feste Rollen sind nicht dabei. Hat dein Unternehmen keine solche Rolle, erscheint das Feld nicht.
  • Kopiert wird ein Schnappschuss: Die Rolle entsteht im Partner-Mandanten mit denselben Berechtigungen. Änderst du später deine eigene Rolle, ändert sich die Kopie nicht mit.
  • Vorhandene Rollen bleiben unberührt. Erkennt Lizard eine Rolle im Partner-Mandanten als bereits vorhanden, überspringt es sie. Überschrieben wird nie.
  • Im Bearbeiten-Dialog ist das Feld beim Öffnen leer. Es fügt nur hinzu und entfernt keine Rollen, die der Partner-Mandant bereits hat.
Die Meldung nach dem Speichern nennt, welche Rollen übernommen und welche übersprungen wurden.
Ob es eine Rolle schon gibt, entscheidet Lizard nicht am angezeigten Namen. Eine Rolle kann im Partner-Mandanten deshalb zweimal mit demselben Namen erscheinen, zum Beispiel wenn deine Rolle genauso heißt wie eine Standardrolle oder eine der beiden umbenannt wurde. Sieh nach dem Übernehmen in den Rollen des Partner-Mandanten nach.

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Partner deaktivieren und wieder aktivieren

Arbeitest du mit einem Partner nicht mehr zusammen, kannst du ihn deaktivieren. Das lässt sich rückgängig machen.

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Partner deaktivieren

1

Partner auswählen

Markiere in der Tabelle der Partnerlizenzverwaltung einen oder mehrere Partner.
2

Deaktivieren wählen

Wähle in der Mehrfachauswahl Deaktivieren. Der Dialog Partner deaktivieren beschreibt, was passiert, und nennt vorab jeden ausgewählten Partner, der übersprungen wird, samt Grund.
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Bestätigen

Nach dem Bestätigen meldet Lizard, wie viele Partner deaktiviert wurden und welche übersprungen wurden.
Ein Partner lässt sich nur deaktivieren, wenn in seinem Mandanten kein Betriebsmittel mehr aktiv ist. Archiviere die Betriebsmittel dort vorher. Partner mit aktiven Betriebsmitteln werden übersprungen, ebenso Partner, die nicht aktiv sind. Die übrigen Partner deiner Auswahl werden trotzdem deaktiviert.
Beim Deaktivieren passiert Folgendes: Beim Firmenwechsel über Wechseln steht der deaktivierte Partner nicht mehr zur Auswahl, solange er gesperrt ist.

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Partner wieder aktivieren

1

Deaktivierte Partner anzeigen

Stelle den Filter Status auf Inaktiv.
2

Aktivieren öffnen

Klicke in der Zeile des Partners auf Aktivieren.
3

Kontingent und Benutzer festlegen

Trage unter Max. Elemente das Kontingent für den Partner ein. Darunter steht, wie viel deine Master-Lizenz gerade frei hat. Im Feld Externe Nutzer wählst du Kolleginnen und Kollegen aus, die wieder Zugang zum Partner-Mandanten bekommen sollen. Sie erhalten eine E-Mail mit Login-Link.
Danach ist die Lizenz wieder Aktiv und die Sperre des Mandanten aufgehoben.
Hat deine Master-Lizenz kein freies Kontingent, zeigt der Dialog das an und lässt sich nicht bestätigen. Schaffe dann zuerst Platz, zum Beispiel indem du das Kontingent eines anderen Partners verringerst.
Nicht wiederhergestellt werden archivierte Betriebsmittel und gekündigte Mitarbeiterlizenzen des Partners. Kolleginnen und Kollegen, deren Zugang beim Deaktivieren entfernt wurde, wählst du im Feld Externe Nutzer neu aus.

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Kind-Lizenzen verwalten

Unter Lizenzen → Software siehst du bei deiner Master-Lizenz in der Spalte Max. Elemente auf einen Blick:
  • Wie viele Betriebsmittel insgesamt an Kind-Lizenzen vergeben sind.
  • Wie viele Elemente noch verfügbar sind.
Die Partnerlizenzverwaltung listet alle Kind-Lizenzen mit Status und Kontingent.
Das Kontingent einer Kind-Lizenz kann nachträglich über den Bearbeiten-Dialog angepasst werden – nach oben begrenzt durch dein verfügbares Kontingent, nach unten durch die bereits aktiven Betriebsmittel des Partners.

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Auswirkungen auf Upgrade & Downgrade

Wenn deine Master-Lizenz Kind-Lizenzen besitzt, gelten zusätzliche Regeln:
Funktioniert wie gewohnt – die neue Lizenz wird sofort aktiv. Alle aktiven Kind-Lizenzen werden automatisch auf die neue Master-Lizenz übertragen und erben deren Features.
Wird blockiert, wenn das Kontingent des neuen Pakets nicht ausreicht, um die bestehenden Kind-Lizenzen und deine eigenen aktiven Betriebsmittel abzudecken.
Ein Downgrade ist nicht möglich, solange die Summe aus eigenen aktiven Betriebsmitteln und an Kind-Lizenzen vergebenem Kontingent das Limit des neuen Pakets übersteigt. Reduziere in diesem Fall zuerst Kind-Lizenz-Kontingente oder deaktiviere Partner, mit denen du nicht mehr zusammenarbeitest.