Dokumentenordner

Dokumentenordner helfen dir, Dateien (Anleitungen, Schaltpläne, Zertifikate) strukturiert an Betriebsmitteln abzulegen.

Dokumentenordner vs. Dokumente

Wichtiger Unterschied: Ein Dokument wird immer nur einem Betriebsmittel zugeordnet. Ein Dokumentenordner kann beliebig vielen Betriebsmitteln zugeordnet werden.

	Dokument (Einzeldatei)	Dokumentenordner
Zuweisung	1:1 (genau ein Betriebsmittel)	1:n (beliebig viele Betriebsmittel)
Aktualisierung	Muss pro Betriebsmittel einzeln geändert werden	Einmal ändern → automatisch bei allen verknüpften Betriebsmitteln aktualisiert
Anwendungsfall	Individuelle Dokumente (z.B. spezifisches Prüfzertifikat)	Gemeinsame Dokumente (z.B. Bedienungsanleitung für alle Feuerlöscher eines Typs)

Effizienz-Tipp: Du hast 500 Feuerlöscher des gleichen Typs? Lege die Bedienungsanleitung in einem Dokumentenordner ab und verknüpfe diesen mit allen 500 Geräten. Wird die Anleitung aktualisiert, musst du nur eine Datei austauschen.

Übersicht

Verwalte hier die globalen Ordner-Strukturen.

Tabellen-Funktionen

Die Tabellen in Lizard Pro bieten umfangreiche Möglichkeiten, um Datenansichten zu personalisieren und effizient zu arbeiten.

Filter verwenden

Über das Filter-Symbol (Trichter) oben rechts an der Tabelle können Sie die angezeigten Datensätze eingrenzen.

Klicken Sie auf das Filter-Symbol.
Ein Menü mit den verfügbaren Filtermöglichkeiten öffnet sich.
Wählen Sie die gewünschten Kriterien aus (z.B. Datumsbereich, Status, Mitarbeiter).
Die Tabelle aktualisiert sich automatisch.

Ein aktiver Filter wird durch eine Zahl am Symbol angezeigt.

Spalten anpassen

Sie können steuern, welche Informationen in der Tabelle sichtbar sein sollen.

Klicken Sie auf das Spalten-Symbol (Augen-Symbol oder Spalten-Icon) oben rechts.
Eine Liste aller verfügbaren Spalten erscheint.
Setzen Sie Haken bei den Spalten, die Sie sehen möchten.
Entfernen Sie Haken bei Spalten, die ausgeblendet werden sollen.

Diese Einstellung wird für Ihre Sitzung gespeichert.

Ansichten speichern

Wenn Sie eine bestimmte Kombination aus Filtern und Spalten regelmäßig benötigen, können Sie diese als Ansicht speichern.

Konfigurieren Sie die Tabelle (Filter und Spalten) wie gewünscht.
Klicken Sie oben auf den Reiter “Gespeicherte Ansichten” (oft neben dem Titel).
Wählen Sie “Aktuelle Ansicht speichern”.
Vergeben Sie einen Namen (z.B. “Meine offenen Aufträge”).

Sie können später jederzeit mit einem Klick zwischen Ihren gespeicherten Ansichten wechseln.

Sortierung

Die meisten Spalten lassen sich sortieren.

Klicken Sie auf den Namen der Spalte, um die Sortierreihenfolge zu ändern (Aufsteigend / Absteigend).
Ein kleiner Pfeil neben dem Spaltennamen zeigt die aktuelle Sortierung an.

Ordner anlegen

Ordner erstellen

Navigiere zu Lizard > Dokumentenordner und klicke auf “Erstellen”.

Basisdaten eingeben

Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein.

Sichtbarkeit festlegen

Entscheide, ob der Ordner öffentlich sein soll (siehe unten).

Dokumente hochladen

Nach dem Speichern kannst du im Reiter “Dokumente” Dateien hochladen.

Felder

Feld	Beschreibung
Name des Ordners	Bezeichnung (z.B. “Bedienungsanleitungen”, “Wartungspläne”).
Beschreibung	Optionale Erklärung zum Inhalt.
Öffentlich	Wichtig: Wenn aktiviert, werden alle Dateien in diesem Ordner in der öffentlichen Ansicht des Betriebsmittels angezeigt (z.B. per QR-Code Scan ohne Login). Ideal für Handbücher, aber nicht für vertrauliche Verträge.

Ordner mit Betriebsmitteln verknüpfen

Einzelnes Betriebsmittel

Öffne ein Betriebsmittel zur Bearbeitung.
Wechsle zum Reiter “Dokumentenordner”.
Klicke auf “Ordner hinzufügen” und wähle den gewünschten Ordner.

Das Betriebsmittel zeigt nun automatisch alle Dokumente aus diesem Ordner an.

Mehrere Betriebsmittel gleichzeitig verknüpfen

Wenn du einen Ordner an viele Betriebsmittel hängen willst, musst du die Items nicht einzeln öffnen. Nutze stattdessen die Mehrfachaktion „Betriebsmittel bearbeiten” in der Liste.

Betriebsmittel auswählen

Markiere in Lizard → Betriebsmittel alle Items, denen du Ordner zuordnen möchtest.

Aktion öffnen

Klicke oben auf Mehrfachaktionen → Betriebsmittel Aktionen → Betriebsmittel bearbeiten.

Ordner wählen

Im Feld „Dokumentenordner verknüpfen” öffnet sich ein durchsuchbares Mehrfach-Dropdown. Wähle einen oder mehrere Ordner aus.

Speichern

Lizard hängt die ausgewählten Ordner an alle markierten Items.

Bestehende Verknüpfungen bleiben erhalten. Hängt ein Ordner bereits an einem Item, wird er nicht entfernt und nicht doppelt angelegt — die Aktion ergänzt nur fehlende Verknüpfungen. So kannst du die Aktion beruhigt auf einer Mischung aus „bereits verknüpften” und „noch nicht verknüpften” Items ausführen.

Status, Standort und Verantwortlicher lassen sich in derselben Aktion mitsetzen. Felder, die du leer lässt, bleiben unverändert.

Verknüpfte Betriebsmittel ansehen und entknüpfen

Auf der Detailseite eines Dokumentenordners gibt es einen eigenen Reiter, der zeigt, welche Betriebsmittel diesen Ordner gerade verwenden — und über den du Verknüpfungen wieder lösen kannst, ohne die Items selbst anzufassen.

Ordner öffnen

Navigiere zu Lizard → Dokumentenordner und klicke auf den gewünschten Ordner.

Reiter „Betriebsmittel” wählen

Wechsle auf den Tab „Betriebsmittel (n)”. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Items aktuell verknüpft sind.

Was du im Reiter siehst

Spalte	Beschreibung
Nummer	Betriebsmittelnummer des verknüpften Items.
Name	Bezeichnung des Betriebsmittels.
Status	Aktueller Zustand (Betriebsbereit, Defekt, Archiviert, …).
Standort	Physischer Ort. (ein-/ausblendbar)
Verantwortlicher	Zuständiger Mitarbeiter. (ein-/ausblendbar)

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Betriebsmittel in der Bearbeitungsansicht. Über die Aktion „Anzeigen” pro Zeile springst du in die Detailansicht.

Einzelne Verknüpfung entfernen

Pro Zeile gibt es die Aktion „Verknüpfung entfernen”. Sie löst nur die Verbindung zwischen diesem Ordner und diesem Betriebsmittel.

Das Betriebsmittel selbst und alle anderen Verknüpfungen bleiben unverändert. Es werden keine Dateien gelöscht — nur die Zuordnung dieses Ordners zu diesem einen Item wird aufgehoben.

Mehrere Verknüpfungen gleichzeitig entfernen

Items markieren

Aktiviere die Checkboxen vor den Zeilen, deren Verknüpfung du lösen willst.

Bulk-Aktion ausführen

Klicke oben auf „Verknüpfungen entfernen”. Lizard löst alle markierten Verbindungen in einem Schritt.

Berechtigung: Beide Aktionen — Einzel- und Mehrfach-Entknüpfung — sind nur sichtbar, wenn du den Ordner ohnehin bearbeiten dürftest. Ohne Update-Berechtigung auf den Ordner stehen die Aktionen nicht zur Verfügung.

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