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Dokumentenordner

Dokumentenordner helfen Ihnen, Dateien (Anleitungen, Schaltpläne, Zertifikate) strukturiert an Betriebsmitteln abzulegen.

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Dokumentenordner vs. Dokumente

Wichtiger Unterschied: Ein Dokument wird immer nur einem Betriebsmittel zugeordnet. Ein Dokumentenordner kann beliebig vielen Betriebsmitteln zugeordnet werden.
Dokument (Einzeldatei)Dokumentenordner
Zuweisung1:1 (genau ein Betriebsmittel)1:n (beliebig viele Betriebsmittel)
AktualisierungMuss pro Betriebsmittel einzeln geändert werdenEinmal ändern → automatisch bei allen verknüpften Betriebsmitteln aktualisiert
AnwendungsfallIndividuelle Dokumente (z.B. spezifisches Prüfzertifikat)Gemeinsame Dokumente (z.B. Bedienungsanleitung für alle Feuerlöscher eines Typs)
Effizienz-Tipp: Sie haben 500 Feuerlöscher des gleichen Typs? Legen Sie die Bedienungsanleitung in einem Dokumentenordner ab und verknüpfen Sie diesen mit allen 500 Geräten. Wird die Anleitung aktualisiert, müssen Sie nur eine Datei austauschen.

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Übersicht

Verwalten Sie hier die globalen Ordner-Strukturen.

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Tabellen-Funktionen

Die Tabellen in Lizard Pro bieten umfangreiche Möglichkeiten, um Datenansichten zu personalisieren und effizient zu arbeiten.
Über das Filter-Symbol (Trichter) oben rechts an der Tabelle können Sie die angezeigten Datensätze eingrenzen.
  1. Klicken Sie auf das Filter-Symbol.
  2. Ein Menü mit den verfügbaren Filtermöglichkeiten öffnet sich.
  3. Wählen Sie die gewünschten Kriterien aus (z.B. Datumsbereich, Status, Mitarbeiter).
  4. Die Tabelle aktualisiert sich automatisch.
Ein aktiver Filter wird durch eine Zahl am Symbol angezeigt.
Sie können steuern, welche Informationen in der Tabelle sichtbar sein sollen.
  1. Klicken Sie auf das Spalten-Symbol (Augen-Symbol oder Spalten-Icon) oben rechts.
  2. Eine Liste aller verfügbaren Spalten erscheint.
  3. Setzen Sie Haken bei den Spalten, die Sie sehen möchten.
  4. Entfernen Sie Haken bei Spalten, die ausgeblendet werden sollen.
Diese Einstellung wird für Ihre Sitzung gespeichert.
Wenn Sie eine bestimmte Kombination aus Filtern und Spalten regelmäßig benötigen, können Sie diese als Ansicht speichern.
  1. Konfigurieren Sie die Tabelle (Filter und Spalten) wie gewünscht.
  2. Klicken Sie oben auf den Reiter “Gespeicherte Ansichten” (oft neben dem Titel).
  3. Wählen Sie “Aktuelle Ansicht speichern”.
  4. Vergeben Sie einen Namen (z.B. “Meine offenen Aufträge”).
Sie können später jederzeit mit einem Klick zwischen Ihren gespeicherten Ansichten wechseln.
Die meisten Spalten lassen sich sortieren.
  • Klicken Sie auf den Namen der Spalte, um die Sortierreihenfolge zu ändern (Aufsteigend / Absteigend).
  • Ein kleiner Pfeil neben dem Spaltennamen zeigt die aktuelle Sortierung an.

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Ordner anlegen

1

Ordner erstellen

Navigieren Sie zu Lizard > Dokumentenordner und klicken Sie auf “Erstellen”.
2

Basisdaten eingeben

Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
3

Sichtbarkeit festlegen

Entscheiden Sie, ob der Ordner öffentlich sein soll (siehe unten).
4

Dokumente hochladen

Nach dem Speichern können Sie im Reiter “Dokumente” Dateien hochladen.

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Felder

FeldBeschreibung
Name des OrdnersBezeichnung (z.B. “Bedienungsanleitungen”, “Wartungspläne”).
BeschreibungOptionale Erklärung zum Inhalt.
ÖffentlichWichtig: Wenn aktiviert, werden alle Dateien in diesem Ordner in der öffentlichen Ansicht des Betriebsmittels angezeigt (z.B. per QR-Code Scan ohne Login). Ideal für Handbücher, aber nicht für vertrauliche Verträge.

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Ordner mit Betriebsmitteln verknüpfen

  1. Öffnen Sie ein Betriebsmittel zur Bearbeitung.
  2. Wechseln Sie zum Reiter “Dokumentenordner”.
  3. Klicken Sie auf “Ordner hinzufügen” und wählen Sie den gewünschten Ordner.
Das Betriebsmittel zeigt nun automatisch alle Dokumente aus diesem Ordner an.