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Was ein KI-Agent sehen und ändern darf

Was ein Agent in Lizard tun darf, entscheiden zwei Dinge gemeinsam:
  1. Die Freigaben des Agenten. Du legst sie je Agent auf der Seite KI-Agent verbinden fest.
  2. Deine Rollenrechte. Der Agent handelt in deinem Namen. Was deine Rolle in Lizard nicht erlaubt, erlaubt keine Freigabe.
Fehlt eines von beiden, lehnt Lizard den Vorgang ab. Einige Vorgänge setzen außerdem voraus, dass deine Lizenz die passende Funktion enthält, etwa die Pflege von Kategorien.

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Die drei Stufen

Die Freigabe Anlegen umfasst mehr als ihr Name sagt. Ein Agent mit dieser Freigabe kann auch bestehende Betriebsmittel ändern, Standorte samt allen Unterstandorten umhängen, die Eigenschaften einer Kategorie für alle ihre Betriebsmittel umstellen, die Daten deiner Dienstleister ändern und Partner aus einer Zusammenarbeit entfernen. Daten deiner Firma kann er auch nach außen sichtbar machen: über Zusammenarbeiten für ein Partnerunternehmen und auf der öffentlichen Ansicht eines Betriebsmittels, die ohne Anmeldung erreichbar ist. Dorthin gelangen Dokumente, die er als öffentlich markiert, Werte von Eigenschaften mit dem Haken Öffentlich und, wenn deine Firma Fotos öffentlich anzeigen eingeschaltet hat, die Fotos, die er anhängt. Erteile die Freigabe nur Agenten, denen du das zutraust.
Ohne die Freigabe Kontaktdaten erhält der Agent nur die Anzahl der erfassten Ansprechpartner und einen Link zum Dienstleister in Lizard. Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern verlassen das System dann nicht. Ohne sie kann der Agent außerdem keinen Dienstleister anlegen, weil dafür die Anschrift Pflicht ist.

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Freigaben erteilen und entziehen

Freigaben gelten je Agent, nicht für die ganze Firma. So kann ein Agent, der auf eurem eigenen Server läuft, Kontaktdaten lesen, während ein anderer Agent derselben Firma sie nicht bekommt. In der Tabelle Verbundene Agenten hat jede Zeile passende Aktionen: Jede Aktion fragt vorher nach. Bei einem eigenen Token kannst du beide Freigaben auch gleich beim Erstellen setzen. Eine Freigabe oder Sperre bleibt bestehen, bis du sie hier änderst oder den Zugriff widerrufst. Das gilt auch, wenn die KI-Anwendung ihre Anmeldung im Hintergrund erneuert.
Zurücknehmen wirkt nur für die Zukunft. Daten, die der Agent bereits abgerufen hat, holt das nicht zurück. Ob ein Agent, der gerade läuft, neu freigegebene Möglichkeiten sofort bemerkt, hängt von der KI-Anwendung ab.
Was eine Freigabe umfasst, kann mit neuen Versionen von Lizard wachsen. Ein Agent mit der Freigabe Anlegen bekommt neue Möglichkeiten ohne erneute Zustimmung. Was neu dazukommt, steht in der Änderungshistorie.
Verbindest du einen Agenten neu, gelten für die neue Verbindung nur die Freigaben, die sie beim Verbinden erhalten hat. Freigaben, die du vorher in der Tabelle erteilt hast, gehen nicht mit. Prüfe danach die Spalten Kontaktdaten und Anlegen.

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Deine Rollenrechte gelten zusätzlich

Diese Rechte aus Rollen entscheiden mit, was ein Agent tun kann. Mit Partner-Recht ist hier eines der Rechte Partner einsehen, Partner anlegen, Partner bearbeiten oder Partner löschen gemeint. Hat deine Rolle kein Partner-Recht, sieht der Agent keine Zusammenarbeiten und keine Dienstleister. Findet er dann keine, heißt das nicht, dass es keine gibt. Partnerdokumente einsehen allein reicht dafür nicht.

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Was ein Agent nicht kann

  • Betriebsmittel anderer Firmen sehen, die über eine Zusammenarbeit mit dir geteilt sind.
  • Prüfungen erfassen. Die erste und jede weitere Prüfung dokumentierst du in Lizard.
  • Den Verantwortlichen oder den Status eines Betriebsmittels ändern, Betriebsmittel archivieren oder löschen.
  • Archivierte Betriebsmittel ändern. In Listen und Suchen tauchen sie nicht auf. Liest du dem Agenten ihre Nummer vor, erfährt er aber, dass das Gerät archiviert ist.
  • Standorte, Kategorien, Eigenschaften, Attribute, Dienstleister, Ansprechpartner, Fotos oder Dokumente löschen. Das tust du in Lizard.
  • Normen anlegen oder die Prüfkategorien von Lizard ändern.
  • Einladungen verschicken, die Rolle eines Partners in einer Zusammenarbeit festlegen oder eine Zusammenarbeit löschen.

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Betriebsmittel über den Agenten anlegen

Ein Agent legt ein Betriebsmittel nur vollständig an: mit Prüfkategorie, mindestens einer Norm, Kategorie und allen Pflichtfeldern der Kategorie. Fehlt etwas, entsteht kein Datensatz, und der Agent erfährt, was noch fehlt. Für ein so angelegtes Betriebsmittel gilt:
  • Als Verantwortlicher ist der Benutzer eingetragen, mit dessen Zugang der Agent verbunden ist.
  • Der Status ist Kein Prüfergebnis vorhanden. Das Gerät hat noch keinen Fälligkeitstermin. Fragt der Agent fällige Prüfungen ab, steht es deshalb nicht bei den fälligen, sondern bei den nie geprüften Geräten, bis die erste Prüfung in Lizard erfasst ist.
Lizard schützt vor doppeltem Anlegen: Gibt es in deiner Firma ein Betriebsmittel, das in den letzten 24 Stunden angelegt wurde und in Kategorie, Standort und allen Eigenschaften übereinstimmt, für die in der Kategorie der Haken Bezeichnung gesetzt ist, lehnt Lizard das Anlegen zunächst ab. Meist ist es eine versehentliche Wiederholung. Ist es wirklich ein zweites, baugleiches Gerät, muss der Agent das beim erneuten Anlegen ausdrücklich angeben. Hat die Kategorie keine Eigenschaft mit dem Haken Bezeichnung, greift dieser Schutz nicht. Fotos und Dokumente kann der Agent gleich beim Anlegen mitgeben, siehe Dateien über den Agenten hochladen. Ist eine hochgeladene Datei nicht mehr gültig oder fehlt für Dokumente das Recht Betriebsmittel bearbeiten, legt Lizard das Betriebsmittel gar nicht an. Scheitert erst das Übernehmen der Datei, ist das Betriebsmittel angelegt, und der Agent erfährt, was nicht geklappt hat.

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Standorte und Kategorien über den Agenten

Standorte. Ein Agent legt Standorte an, benennt sie um, pflegt ihre Adresse und hängt sie unter einen anderen Standort oder auf die oberste Ebene. Einen Standort mit demselben Namen wie ein anderer unter demselben übergeordneten Standort lehnt Lizard ab. In Lizard selbst gilt diese Regel nicht. Bevor ein Standort umgehängt wird, fragt Lizard nach, siehe Rückfrage vor folgenreichen Änderungen. Kategorien. Ein Agent legt Kategorien deiner Firma an und ändert sie, samt ihren Eigenschaften: Typ, Einheit, Optionen und die Haken Öffentlich, Durchsuchbar, Bezeichnung und Pflicht. Gibt der Agent nichts anderes an, ist eine neue Eigenschaft öffentlich, also auf der öffentlichen Ansicht der Betriebsmittel zu sehen, und die übrigen Haken sind aus. Eine Kategorie mit einem Namen, den deine Firma schon hat, legt er nicht an.
  • Eine Eigenschaft entfernt der Agent, indem er sie aus der Kategorie löst. An den Betriebsmitteln bleibt sie als individuelle Eigenschaft mit ihrem Wert erhalten, wie beim Lösen in Lizard.
  • Den Standardwert einer Eigenschaft setzt der Agent nicht.
Attribute. Fehlt ein Feld, legt der Agent ein neues Attribut an. Gilt der Name nach denselben Regeln wie beim direkten Anlegen in Lizard als schon vorhanden, legt Lizard kein zweites an, sondern nennt dem Agenten das vorhandene. Einen Hinweis auf nur ähnliche Namen wie in Lizard selbst bekommt der Agent nicht. Umbenennen kann er ein Attribut nicht.
Ein Agent ändert den Typ einer Eigenschaft ohne das Warndreieck, das Lizard dir dabei zeigt. Stellt er von Wert oder Auswahl auf einen anderen Typ um, entfernt Lizard die Einheit bzw. die Optionen. Bereits erfasste Werte kann das Betriebsmittel-Formular nach einem Typwechsel unter Umständen nicht mehr anzeigen.

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Dienstleister über den Agenten

Ein Agent legt Dienstleister an und ändert sie: Firma, Firmenzusatz, Kundennummer, Anschrift und Notiz. Im selben Aufruf legt er Ansprechpartner, Partner-Standorte und Dokumente an oder ändert sie. Was der Agent im Aufruf nicht nennt, bleibt unverändert.
  • Anschriften nur mit Kontaktdaten. Ohne die Freigabe Kontaktdaten kann der Agent keinen Dienstleister und keinen Partner-Standort anlegen, keine Anschrift ändern und keine Ansprechpartner pflegen. Firmenname, Firmenzusatz, Kundennummer und Notiz ändert er auch ohne sie, ebenso den Namen eines Partner-Standorts und die Dokumente. Die Freigabe wirkt nur, wenn deine Rolle eines der Rechte Ansprechpartner einsehen, anlegen, bearbeiten oder löschen hat.
  • Ganz oder gar nicht. Fehlt deiner Rolle das Recht für einen Teil des Aufrufs, lehnt Lizard den ganzen Aufruf ab und speichert nichts davon.
  • Schutz vor Dubletten. Einen Dienstleister mit einem Firmennamen oder einer Kundennummer, die es schon gibt, und einen zweiten Ansprechpartner gleichen Namens beim selben Dienstleister legt Lizard zunächst nicht an. Ist es gewollt, muss der Agent das ausdrücklich angeben.
  • Dokumente. Ein Dokument bekommt einen Typ (Wartungsvertrag, Zertifikat, Korrespondenz oder Sonstiges), eine Bezeichnung und eine Notiz. Eine Datei hängt der Agent nur an ein Dokument, das noch keine hat. Mit Zusammenarbeiten verknüpft der Agent Dokumente nicht.
  • Einladungen in eine Zusammenarbeit verschickst du in Lizard.

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Dateien über den Agenten hochladen

Eine Datei geht nicht durch das Gespräch. Der Agent fordert bei Lizard eine Adresse an, schickt die Datei selbst dorthin und ordnet sie dann einem Betriebsmittel oder einem Dienstleister zu. Das setzt voraus, dass der Agent selbst Dateien versenden kann.
  • 24 Stunden. Die Adresse gilt 24 Stunden ab der Anforderung. In dieser Zeit muss der Agent die Datei hochladen und zuordnen. Jede Adresse nimmt genau eine Datei an. Je Benutzer sind höchstens zehn Adressen gleichzeitig offen.
  • Bis 48 MB je Datei. In Lizard selbst lädst du Dokumente bis 100 MB hoch.
  • Keine Umwandlung. Fotos im HEIC-Format nimmt Lizard auf diesem Weg nicht an, der Agent muss sie vorher in JPG oder PNG umwandeln. ZIP-Archive lädst du in Lizard hoch.
  • Nur hinzufügen. Fotos und Dokumente eines Betriebsmittels hängt der Agent an. Ändern oder löschen kannst du sie nur in Lizard. Ein Dokument bekommt hier genau eine Datei, dazu einen Titel, optional eine Beschreibung und die Angabe, ob es öffentlich ist.
Öffentliche Dokumente sind ohne Anmeldung sichtbar. Markiert der Agent ein Dokument als öffentlich, erscheint es auf der öffentlichen Ansicht des Betriebsmittels.

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Rückfrage vor folgenreichen Änderungen

Einige Änderungen führt Lizard nicht beim ersten Aufruf aus. Der Agent bekommt zuerst eine Vorschau der Folgen und die Aufforderung, dich zu fragen. Ausgeführt wird erst, wenn der Agent die Bestätigung aus dieser Vorschau zurückgibt. Die Bestätigung gilt 15 Minuten und nur für genau diese Änderung. Ändert sich in der Zwischenzeit etwas an dem, was die Vorschau beschreibt, bekommt der Agent eine neue Vorschau. Beim Umhängen eines Standorts achtet Lizard dabei nur auf Name und übergeordneten Standort, beim Lösen einer Eigenschaft nur auf den Namen der Kategorie und darauf, welche Eigenschaften zu ihr gehören. Kommen in der Zwischenzeit etwa Betriebsmittel, Unterstandorte oder Werte dazu, bleibt die Bestätigung gültig, und die Zahlen aus der Vorschau stimmen dann nicht mehr genau.
Lizard kann nur prüfen, dass der Agent die Bestätigung aus der Vorschau zurückgibt. Ob er dir die Vorschau gezeigt und dich tatsächlich gefragt hat, kann Lizard nicht prüfen. Sieh deshalb im KI-Agenten-Protokoll nach, was ein Agent mit Schreibfreigabe getan hat.

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Zusammenarbeiten über den Agenten

Ordnet der Agent ein Betriebsmittel einer Zusammenarbeit zu, sieht das Partnerunternehmen es erst, wenn es die Einladung angenommen hat. Bis dahin meldet Lizard dem Agenten die Zuordnung ausdrücklich als nur vorgemerkt. Nimmt der Agent einen Partner in eine Zusammenarbeit auf, sieht dieser noch nichts. Die Einladung verschickst du in Lizard (siehe Kollaboration einrichten), und der Partner muss sie annehmen.

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Kennzeichnung unter Aktivitäten

Legt ein Agent ein Betriebsmittel an, ordnet es einer Zusammenarbeit zu, ändert Name, Nummer, Standort oder Prüfkategorie oder hängt ihm Fotos oder ein Dokument an, trägt der Eintrag unter Aktivitäten des Betriebsmittels das Kennzeichen KI-Agent. Dasselbe gilt für Änderungen an einem Dienstleister, seinen Ansprechpartnern und Partner-Standorten unter Aktivitäten des Dienstleisters (siehe Verlauf). Einträge zu Ansprechpartnern siehst du dort nur mit einem der Ansprechpartner-Rechte. Als Benutzer steht dort dein Name, weil der Agent mit deinem Zugang handelt. Nicht jede Änderung eines Agenten ist dort gekennzeichnet oder überhaupt aufgeführt. Der Wechsel der Kategorie eines Betriebsmittels und Änderungen an Standorten und Kategorien tragen kein Kennzeichen, Dokumente von Dienstleistern stehen in keinem Verlauf. Die Übersicht über die einzelnen Aufrufe deiner Agenten bietet das KI-Agenten-Protokoll.